Buscar
  • M Ortiz

Control de Documentos "MULTITASKING” (Parte 1)

Actualizado: 29 de dic de 2020


¿Todo #documentcontroller debe ser Multitasking?

Durante varias semanas he tenido una palabra rondando en mi mente y pensé que podría ser un gran tema por tratar en este Blog; esta palabra está relacionada a una habilidad en la que, como control de documentos nos hemos tropezado en algún punto de nuestro recorrido profesional, por ende, quizás algún #documentcontroller pudiera sentirse identificado; además si estas iniciando y tienes poca experiencia, este artículo podría ser de utilidad ya que estaré compartiendo algunos #tips , creencias y recomendaciones, para no dejarte llevar por la dinámica propia del trabajo. Como experiencia personal puedo contarles que al principio de mi carrera pensé que era una habilidad valiosa y de la cual me identificaba 100% a nivel profesional, pero durante este tiempo he visto que puede traer como consecuencia más errores que aciertos a tu carrera profesional, sino aprendes a manejarlo de una forma balanceada.


No me quiero extender y a este punto probablemente te estés preguntando ¿Cuál será esta palabra?, bueno…. el titulo de este artículo ya te dio una pista. Precisamente la definición que quiero tratar en esta oportunidad es: Multitareas (multitasking en inglés) ¿ser o no ser?


Todos conocemos la definición de Multitareas y la primera que llega a nuestra mente probablemente es la siguiente: capacidad o destreza que tiene una persona de realizar más de una tarea o actividad al mismo tiempo. Y me atrevo a resaltar “al mismo tiempo” precisamente porque pienso que es la parte de la definición que nos puede jugar en contra a nosotros como control de documentos. ¿Por qué?


Empecemos por una analogía para llevar esta definición a lo básico, un ejemplo sencillo de ello sería: conducir un auto. Esta actividad puede ser considerada como simple en términos generales, pero si profundizamos un poco más en cada acción necesaria para ejecutarla, nos damos cuenta que estamos realizando diferentes acciones al mismo tiempo durante la conducción; enumeremos algunas de ellas: estamos pendiente de acelerar, frenar, cambiar de velocidad, girar el volante, observar el entorno, activar la vista periférica, usar los retrovisores, evaluar si estamos a una distancia apropiada del vehículo que tenemos en frente o en la parte trasera e incluso a los lados y si nos ponemos un poco más profundos en este tema, constantemente debemos estar atentos por si se aproxima alguna amenaza externa que pueda interferir nuestro camino, todo esto de la mano a un buen control emocional durante esta actividad. ¿Te das cuenta de que al conducir estamos siendo “multitasking” ?, si aún te preguntas el ¿por qué?, es porque nuestro cuerpo-mente está ejecutando varias acciones al mismo tiempo.


De nuevo me estoy extendiendo, pero para situaciones cotidianas como la descrita en el ejemplo anterior, quizás ser multitasking es una habilidad natural, que surge sin complicación. Ahora bien, imagina que estas en una empresa como control documentario, esta empresa tiene varios proyectos a cargo, por ejemplo 5 proyectos. Cada líder de proyecto (Project Manager) te solicita alguna acción a ejecutar. Tienes tu buzón de correos repleto de acciones esperando a ser completadas. Al mismo tiempo uno de tus compañeros de trabajo se acerca o te llama para hacerte una consulta relacionada con la revisión de un documento importante. ¡Oh si! El panorama se complica, la primera reacción que piensas que puedes tener en una situación similar es intentar responder a todos o dicho en otras palabras completar las actividades simultáneamente y es aquí cuando querer hacer todo “al mismo tiempo” nos juega en contra.


En este punto, piensas que ser multitasking o multitareas va a ser la salvación (¡tal como el super héroe de la historia, que viene a ti y acaba con todas tus tareas pendientes en un segundo JA!) y esto es, por que tenemos las siguientes creencias a cerca de esta habilidad.

  • - Ser Multitareas ayuda a incrementar tu productividad al 100%.

  • - Al ser Multitareas tienes la capacidad de hacer todo en el menor tiempo posible.

  • - Como eres el “Mejor Multitasking”, piensas que no puedes cometer ningún error.

  • - El Multitareas se hace responsable de abarcar todas tus funciones simultáneamente.

Pdta. Si eres un #documentcontroller y has pensado en alguna otra creencia por favor compártela con nosotros en los comentarios.

Como toda creencia no necesariamente aplica en todos los casos y es que, en nuestra profesión, estas creencias pueden llevarte a cometer errores tal como mencioné inicialmente y esto a su vez puede traer como consecuencias: retrabajos, disminución de la productividad, incumplimiento en los tiempos de entrega y respuesta, distribuir información que no corresponde con lo que solicita el destinatario, entre otras.


Finalmente, gracias a la experiencia que he tenido durante este camino puedo asegurar que la clave es mantener esta habilidad lo más equilibrada posible y sacarle el mayor provecho sin que la misma domine y descontrole tu buen desempeño laboral.

En una segunda parte, estaré compartiendo varios tips que considero pueden ayudarte a potenciar tu habilidad multitareas.


Espero que hayas aprendido de este contenido, estoy trabajando para que sea lo más explícito para ti. Gracias por llegar hasta aquí, comparte esta info si te gustó.


#ControldeDocumentos #DocumentController #controldocumental #documentos #informacion #multitasking



© 2019 CONTROL DE DOCUMENTOS

SANTIAGO, RM | CHILE